Så jämför ni leverantörer av miljöhus och kärlskåp – utvärderingsmatris

Det finns många leverantörer av miljöhus och kärlskåp i Sverige – från små snickerier till tillverkare som är specialiserade på plåt, betong, återvunnen plast eller komposit. När föreningen fått in tre eller fyra offerter är det sällan självklart vilken som är bäst. Den billigaste kanske saknar montage, den dyraste har längst garanti, och en tredje har kortast leveranstid. En utvärderingsmatris hjälper styrelsen att väga ihop allt och fatta ett beslut som går att motivera för medlemmarna.

Vad är en utvärderingsmatris?

En utvärderingsmatris är en tabell där varje offert bedöms mot ett antal kriterier. Varje kriterium får en vikt efter hur viktigt det är för föreningen, och varje offert får poäng per kriterium. Poängen multipliceras med vikten och summeras. Den offert som får högst totalpoäng är den som bäst motsvarar föreningens behov – inte nödvändigtvis den billigaste.

Vilka kriterier ska ingå?

Vikterna är exempel. En förening med ont om tid kan vikta leveranstid högre, en förening med kulturhistoriska krav kan vikta utseende högre. Bestäm vikterna innan offerterna öppnas, så att bedömningen blir rättvis.

Hur sätter man poäng?

En enkel skala är 1–5, där 5 är bäst. För pris kan man räkna fram poängen: den billigaste offerten får 5, de övriga får poäng i proportion till hur mycket dyrare de är. För övriga kriterier gör styrelsen en bedömning, gärna med en kort motivering.

Exempel med tre offerter:

I exemplet vinner leverantör C trots att den är dyrast, eftersom den har bäst livscykelkostnad, kvalitet och funktion. Hade styrelsen viktat pris högre hade resultatet kunnat bli ett annat.

Säkerställ att offerterna är jämförbara

Innan poängen sätts måste offerterna avse samma sak. Gå igenom varje offert mot kravspecifikationen och notera vad som saknas. Lägg till en uppskattad kostnad för det som saknas, till exempel markarbete eller montage, så att totalpriset blir jämförbart. Utan en gemensam kravspecifikation blir det nästan omöjligt, se Kravspecifikation för miljöhus – mall.

Ta referenser

Be varje leverantör om två till tre referenser från föreningar eller fastighetsägare som köpt liknande lösningar, gärna för flera år sedan. Ring och fråga:

1. Levererades i tid och enligt avtal?
2. Hur har miljöhuset hållit?
3. Har det uppstått fel, och hur hanterades de?
4. Vad hade ni gjort annorlunda?
5. Skulle ni välja samma leverantör igen?

Besök gärna ett referensobjekt. Det säger mer om kvaliteten än en broschyr.

Kontrollera leverantörens stabilitet

En lång garanti är bara värdefull om leverantören finns kvar. Kontrollera hur länge företaget funnits, om det har F-skatt och är registrerat för moms, och gärna dess ekonomi via ett kreditupplysningsföretag. Fråga om garantin lämnas av tillverkaren eller återförsäljaren. Se Vad betyder 25 eller 30 års rötgaranti?.

Var hittar man leverantörer?

Sök efter leverantörer i er region och nationellt. Exempel på svenska leverantörer finns i vår leverantörslista, som omfattar företag som arbetar med trä, plåt, återvunnen plast och komposit. Fråga också avfallsbolaget och grannföreningar vilka leverantörer de har erfarenhet av. Undvik att bara fråga en leverantör – konkurrens ger bättre villkor.

Dokumentera beslutet

Spara matrisen, offerterna, referenssamtalen och styrelsens motivering i protokollet eller som bilaga. Om medlemmar ifrågasätter valet kan styrelsen visa hur beslutet fattades. Det är också värdefullt för framtida styrelser.

Exempel på bedömning av funktion

Funktionskriteriet är ofta det svåraste att poängsätta. Bryt gärna ned det i delfrågor och sätt poäng på varje:

Ett medelvärde av delpoängen blir funktionspoängen. Det gör bedömningen mer objektiv och lättare att förklara.

Ska medlemmarna vara med?

Det är styrelsen som fattar beslutet, men det kan vara klokt att låta medlemmarna tycka till om utseendet, till exempel genom att visa bilder på två eller tre alternativ vid ett informationsmöte. Det ökar acceptansen och kan förhindra klagomål i efterhand. Själva poängsättningen av pris, livscykelkostnad och funktion bör dock göras av styrelsen eller en arbetsgrupp, eftersom den kräver insyn i offerterna.

Förhandling efter utvärdering

När utvärderingen är klar kan styrelsen ofta förhandla med den eller de leverantörer som ligger bäst till. Det kan gälla pris, betalningsvillkor, leveranstid eller tillval som sedumtak eller belysning. Var transparent med att ni utvärderar flera offerter, men avslöja inte konkurrenternas priser. Dokumentera vad som avtalats och se till att det kommer med i det slutliga avtalet.

Vanliga misstag i utvärderingen

• Att jämföra offerter med olika omfattning utan att justera.
• Att ändra vikterna efter att offerterna öppnats.
• Att låta en enskild ledamot göra hela bedömningen.
• Att glömma livscykelkostnaden och bara se på priset.
• Att inte ringa referenser.
• Att inte kontrollera vad garantin faktiskt täcker.

När ska ni förkasta en offert?

En offert som inte uppfyller ska-kraven i kravspecifikationen bör inte vinna, även om den är billigast. Om ingen offert uppfyller alla krav kan styrelsen antingen justera kraven och begära nya offerter eller förhandla med den som ligger närmast. Det är bättre att ta en extra runda än att teckna avtal om en lösning som inte fungerar. Se Kravspecifikation för miljöhus.

Mall att kopiera

Kopiera tabellen med kriterier och vikter till ett kalkylark, lägg till en kolumn per leverantör och en kolumn för motivering. Fyll i poängen tillsammans i styrelsen eller arbetsgruppen, så att flera personer står bakom bedömningen. Spara kalkylarket som bilaga till protokollet.

Har ni frågor om något av stegen ovan? Kontakta ert kommunala avfallsbolag eller kommunens bygglovsenhet – de svarar ofta snabbt och kan ge besked som gäller just er fastighet.

Sammanfattning

En utvärderingsmatris väger ihop pris, livscykelkostnad, funktion, kvalitet, leveranstid, stabilitet och utseende. Bestäm vikter innan offerterna öppnas, se till att offerterna är jämförbara, ta referenser och dokumentera beslutet. Den billigaste offerten är inte alltid den bästa affären.