Kravspecifikation för miljöhus – mall och förklaringar

En vanlig erfarenhet bland styrelser som upphandlat miljöhus är att offerterna blev omöjliga att jämföra. En leverantör räknade med montage, en annan inte. En offererade sex kärlplatser, en annan åtta. En ingick bygglovsritningar, en annan inte. Lösningen är en kravspecifikation – ett dokument som beskriver vad föreningen behöver, så att alla leverantörer offererar samma sak. Här är en mall med förklaringar.

Varför behövs en kravspecifikation?

En kravspecifikation gör tre saker. Den tvingar styrelsen att tänka igenom behoven innan offerterna kommer. Den gör offerterna jämförbara. Och den blir en del av avtalet, så att det är tydligt vad leverantören ska leverera. Den behöver inte vara lång – två till fyra sidor räcker oftast för ett miljöhus.

Bostadsrättsföreningar omfattas inte av lagen om offentlig upphandling, så föreningen får själv bestämma hur upphandlingen går till. Men samma principer om tydlighet och likabehandling gör processen bättre.

Mall: kravspecifikation för miljöhus

1. Bakgrund

Kort beskrivning av föreningen: antal lägenheter, antal hus och entréer, kommun och avfallsbolag. Varför projektet genomförs, till exempel införande av fastighetsnära insamling.

2. Kapacitet

Fyll i utifrån kommunens system och er dimensionering, se Hur stort miljöhus behöver vi?.

3. Placering och mått

Bifoga en situationsplan eller skiss med föreslagen placering, tillgänglig yta, avstånd till tomtgräns och angöring för sopbil. Ange eventuella begränsningar i höjd eller bredd.

4. Utformning och funktion

• Fri gång framför kärlen minst 1,2 m.
• Fri dörrbredd minst 1,0–1,2 m.
• Invändig takhöjd så att lock kan öppnas helt.
• Ingen tröskel eller låg tröskel med ramp.
• Ventilation upptill och nedtill.
• Belysning, gärna rörelsestyrd.
• Skyltning för varje fraktion.

5. Material och utseende

Ange önskat material eller lämna öppet för förslag. Ange kulör, takmaterial och eventuella krav från detaljplanen. Ange önskad livslängd och underhållsnivå.

6. Lås och tillträde

Ange önskat låssystem och hur hämtningspersonalen ska komma in, efter samråd med avfallsbolaget. Se Lås, passersystem och kameraövervakning.

7. Brandskydd

Ange avstånd till närmaste byggnad och krav på brandklass om avståndet är under 8 meter. Se Brandkrav på miljöhus och kärlskåp.

8. Omfattning av leveransen

9. Garanti och service

Ange önskad garantitid och fråga vad garantin omfattar. Fråga om reservdelar och service.

10. Tidplan

Ange önskad leveransvecka eller senaste driftstart. Fråga om leverantörens aktuella leveranstid.

11. Offertens innehåll

Be om pris inklusive moms, specificerat per del, betalningsvillkor, giltighetstid och referenser.

Ska-krav och bör-krav

Dela gärna upp kraven i ska-krav, som måste vara uppfyllda, och bör-krav, som är önskemål. Ska-krav kan vara antal kärlplatser, dörrbredd och att miljöhuset uppfyller kommunens föreskrifter. Bör-krav kan vara sedumtak, viss kulör eller en viss garantitid. Det ger leverantörerna utrymme att föreslå lösningar samtidigt som grundbehoven säkras.

Vanliga misstag i kravspecifikationer

• Att ange för detaljerade lösningar och utesluta bra alternativ.
• Att glömma reservplats för framtida fraktioner.
• Att inte ange vem som söker bygglov.
• Att utelämna markarbetet så att det tillkommer i efterhand.
• Att inte samråda med avfallsbolaget om lås och dragväg.

Hur använder man mallen?

Kopiera rubrikerna till ett eget dokument, fyll i föreningens uppgifter och skicka till minst tre leverantörer med samma svarsdatum. Utvärdera sedan offerterna med en matris, se Så jämför ni leverantörer – utvärderingsmatris. Hela arbetsgången finns i checklistan för BRF-styrelsen.

Hur lång tid tar det att skriva?

För en styrelse som redan gjort dimensioneringen och vet ungefär var miljöhuset ska stå tar det oftast en eller två kvällar att fylla i mallen. Den största delen av arbetet är att samla underlag: kommunens föreskrifter, kärlmått, situationsplan och eventuella krav i detaljplanen. Det arbetet behöver göras oavsett, och med en kravspecifikation görs det en gång i stället för i varje kontakt med leverantörerna.

Exempel på ifylld kapacitetstabell

För en förening med 24 lägenheter, där kommunen tömmer restavfall och matavfall varje vecka och förpackningar varannan vecka, kan kapacitetsdelen se ut så här:

Siffrorna är ett exempel. Använd kommunens egna volymer och intervall. Notera att reserven är viktig – det är billigare att bygga för ett kärl till från början än att bygga ut senare.

Hur beskriver man placeringen?

En bild säger mer än tusen ord. Bifoga ett foto av platsen, gärna från flera håll, och en enkel skiss med mått till husfasader, tomtgräns och närmaste körbara väg. Markera var sopbilen stannar och var entréerna ligger. Om ni har en nybyggnadskarta från kommunen, rita in förslaget på den. Ange också om det finns ledningar, träd eller nivåskillnader som påverkar.

Krav på dokumentation vid leverans

Ange i kravspecifikationen vilken dokumentation leverantören ska lämna:

• Ritningar för bygglov.
• Monteringsanvisning och grundritning.
• Skötsel- och underhållsanvisning.
• Garantibevis.
• Uppgift om material och brandklass.
• Relationshandling om ändringar gjorts.

Dokumentationen behövs både för bygglov, slutbesked och för framtida underhåll och garantianspråk.

Hur hanteras frågor från leverantörerna?

Leverantörer har ofta frågor under offerttiden. Utse en kontaktperson och svara skriftligt. Om svaret påverkar alla leverantörer, skicka det till samtliga så att alla offererar på samma underlag. Det är en grundläggande princip för en rättvis upphandling, även om föreningen inte omfattas av LOU.

Efter upphandlingen

När avtalet är tecknat blir kravspecifikationen ett levande dokument. Använd den vid leveranskontrollen för att stämma av att allt som beställts har levererats: antal kärlplatser, mått, dörrar, ventilation, belysning och dokumentation. Notera avvikelser skriftligt och be leverantören åtgärda dem innan slutbetalning. Spara kravspecifikationen tillsammans med avtal och ritningar i föreningens arkiv, så att nästa styrelse vet vad som gäller.

Har ni frågor om något av stegen ovan? Kontakta ert kommunala avfallsbolag eller kommunens bygglovsenhet – de svarar ofta snabbt och kan ge besked som gäller just er fastighet.

Sammanfattning

En kravspecifikation beskriver kapacitet, placering, funktion, material, lås, brandskydd, leveransens omfattning, garanti och tidplan. Den gör offerterna jämförbara och blir en del av avtalet. Dela upp i ska-krav och bör-krav, samråd med avfallsbolaget och skicka samma underlag till minst tre leverantörer.